데일리 스크럼 자동화하기(feat. Geekbot + Zapier로 슬랙과 노션DB 연동)

 

❇️ Overview

바쁘다 바빠 현대 사회

정신줄 놓고 살다 보면 까먹게 되는 것들이 있다

프로젝트를 하다 보면 <<데일리 스크럼>>이 그러하다

 

오늘은 데일리 스크럼을 자동화한 방법에 대해 써보려고 한다

 

[세 줄 요약]

1) 긱봇을 활용해 매일 특정 시간에 슬랙으로 DM 발송

2) DM에 답변, 특정 채널에 업로드

3) 자피어를 활용해 해당 내용을 노션 DB에 저장

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👾 데일리 스크럼이란? 

업무 공유 방식 중 하나로, 매일 모든 구성원들이 당일의 업무와 이슈를 공유하는 것을 말한다

구성원 전체가 매일 서로의 업무 일정을 쉽게 파악할 수 있다

보통 회사에서는 매일 아침 진행하지만, 우리는 사이드 프로젝트였기 때문에 저녁에 진행했다

 

🔶 데일리 스크럼을 하는 이유

1) 각 구성원들의 상태를 확인하며 자기 업무의 우선순위 설정

2) 다른 구성원의 이슈를 함께 해결하며 팀 전체의 시간 절약

3) 구성원들 간 유대감 형성 및 의사소통 활성화, 싱크 맞추기

 

특히나 사이드 프로젝트의 경우 책임감이 분산될 수 있는데, 매일 데일리 스크럼을 작성함으로써

본인의 업무를 잊지 않고 책임감을 갖고 수행할 수 있고,

좀 더 오너십을 갖고 열심히 협업할 수 있다는 장점이 있는 것 같다

 

🔶 데일리 스크럼 구성

각 팀마다 다양한 방식을 사용하겠지만,

우리 팀은 다음의 항목들을 작성한 뒤,

매일 22시, 디스코드에서 이를 공유했다.

 

- 오늘 완료한 일

- 내일 할 일

- 공유 사항

 

 

 

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👏 자동화 도입 계기

기존에는 매일 22시 디스코드에서 진행되는 데일리 스크럼 전

해당 항목들을 작성하도록 했는데, 여기서 이런 상황이 종종 발생했다

 

(1) 데일리 스크럼을 잊고 있다가 22시 직전에 급하게 작성하는 경우

 

(2) 데일리 스크럼 자체를 까먹는 경우

 

그 결과,

다른 팀원들이 데일리 스크럼을 잊은 팀원들을 기다려야 한다거나,

리더가 매일 번거롭게 리마인드를 해줘야 하는 문제들이 발생했다

 

따라서, 이렇게 비효율적이고 반복적인 태스크를 [자동화]로 해결하기로 한다

 

이를 통해 팀원들은 데일리 스크럼을 잊지 않고 미리 작성할 수 있고,

리더는 데일리 스크럼을 리마인드하는 번거로움을 해소하고, 작성 현황을 한눈에 파악할 수 있다

 

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미리보기

1) 긱봇 활용, 매일 특정 시간에 슬랙으로 질문 DM 발송

2) 모든 질문에 답변 시 특정 채널에 업로드됨

3) 자피어 활용, 해당 내용을 노션 DB에 저장

 

사용 도구: Geekbot, Zapier, (Slack, Notion)

 

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✨ 1단계 - Geekbot을 활용해 데일리 스크럼 DM 발송 자동화

1. Geekbot에 들어가 원하는 Slack 워크스페이스를 연동한다

1-1. 우측 상단의 New Workflow를 클릭해 새로운 워크 플로우를 생성한다

1-2. Templates에서 Daily Standup을 선택한다

 

2. Participants

데일리 스크럼에 참여하길 원하는 참여자를 선택한다

 

3.Trigger by Schedule

DM을 받길 원하는 주기와 요일, 시간을 선택한다

나는 월~금, 저녁 9시에 알림을 보내도록 설정했다

 

4. Intro

intro는 매 메시지 앞부분에 들어갈 문구를 뜻한다

다음과 같이 작성할 수 있다

 

5. Plain text question

어떤 질문, 즉 데일리 스크럼 항목이 전달될지 기재하는 부분이다

 

우리는 세 개의 질문으로 구성되어 있었기에 다음과 같이 구성했다

답변 형식도 지정할 수 있고, 이전 대답도 전송할 수 있어 다양하게 커스터마이징이 가능하다

 

6. Outro

모든 답변을 완료한 후, 마지막으로 전달할 메시지이다

나는 {name}과 데일리 스크럼 시간을 다시 한번 리마인드했다

 

7. Broadcast

작성자가 모든 답변을 완료하면,

해당 메시지들이 여기서 설정한 채널로 전송된다

 

나는 데일리스크럼용 채널을 새로 생성해 사용하였다

나중에 자피어와의 연동을 생각하면, 아예 전용 채널을 따로 만드는 것이 좋다

(다른 메시지까지 노션으로 옮겨버릴 수 있다)

 

8. Publish를 누르면 끝!

 

예시는 다음과 같다

 

a. 특정 시간에 슬랙 개인 DM으로 델스가 발송

b. 각 항목에 응답

 

 

c. 모든 응답을 완료 시, 작성한 내용들이 특정 채널에 자동으로 출력

 

 

++ 노션 DB와의 원활한 연동을 위해, 미리 발송해 두고 정상적으로 작동하는지 테스트해 보는 것이 좋다

Zapier와의 연동 시 테스트 메시지가 필요하기 때문이다!

 

 

추가적으로, Geekbot의 좋은 점은 인사이트와 타임라인을 통해

데일리스크럼 작성 현황을 원활하게 파악하며 관리할 수 있다는 것이다

 

 

이제 모든 게 해결되었답니다!

 

 

 

두 가지 문제가 남아있었다..

1) 슬랙 무료 버전을 사용하기 때문에 이 기록이 30일 후에 사라진다는 점

2) 모든 팀원들의 데일리 스크럼을 한눈에 보기에 불편하다는 점

 

이를 해결하기 위해, 해당 채널에 올라오는 내용이

자동으로 노션 DB에 저장되도록 구현했다

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✨ 2단계 - Zapier로 노션 DB에 자동 저장

1. Zapier에 접속해 로그인한다

1-1. Create을 눌러 Zap을 새로 생성한다

 

 

2. Trigger 설정

 

2-1. App - Slack

2-2. Event - New Message Posted to Channel

 

2-3. Account - Slack 계정 연동

 

2-4. Trigger - Channel 설정(아까 데일리 스크럼이 출력된 그 채널)

*Trigger for Bot Messages? - Yes 체크

 

2-5. Test

아까 미리 테스트해 본 메시지를 선택한다

 

우리가 정한 트리거는 다음과 같다

"슬랙 델스 채널에 새로운 메시지가 들어오면"

이제 이 트리거가 발동되었을 때 어떤 액션을 취할지 설정할 것이다

 

 

 

3. Action 설정

 

3-1. App - Notion

3-2. Event - Create Database Item

 

3-3. Account - 노션 계정 연동

 

3-4. 노션 DB 생성

(이 작업은 미리 수행해 두면 더욱더 좋다)

 

해당 계정의 노션에, 데일리 스크럼을 저장할 DB를 생성해야 한다

나는 다음과 같은 형식으로 DB를 생성했다

작성자와 작성일도 표시하고 싶어, 추가로 기재했다

 

 

3-5. Action

1) Database - 방금 만든 그 노션 DB 이름

2) 노션 DB의 각 항목에 해당하는 테스트 메시지들을 넣어주면 된다

이런 식으로!

 

3-6. Test

 

Test를 수행해 노션 DB에서 정상적으로 기록되었는지 확인해 볼 수 있다

 

3-7. Publish 하면 끝!

 

 

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❇️ Haha

참 .. 쉽죠 ?

 

이런 단순 반복 작업의 경우 최대한 자동화시켜야

그 시간에 다른 업무에 집중할 수 있고, 효율적으로 일할 수 있게 되는 것 같다

 

아직은 이런 툴들을 이용해 단순한 자동화 작업만 수행해 봤지만,

다음에는 코드를 사용해서 좀 더 복잡한 작업의 자동화에도 도전해보고 싶다

 

그리고 아직 정보 전달 글을 작성하는게 서툰데,

계속 쓰면서 글쓰기 실력을 다듬어가봐야겠다

이 글도 언젠간 다시 고쳐쓸게요 ..

 

 

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[ 이전 글 - 구글 폼 응답, 실시간으로 슬랙 알림받기(Zapier) ]

https://wonz.tistory.com/31

구글 폼 응답, 실시간으로 슬랙 알림받기(Zapier)

 

[ 참고한 글 ]

https://brunch.co.kr/@swolf15/4

회고, 어떻게 하면 꾸준하게 쓸 수 있을까?!